Procedura de trimitere a cererilor de finanţare

Cererile de finanţare trebuie trimise până la termenul limită aferent fiecărei componente de finanţare a Programului (vezi Calendar în capitolul 1.7 al Ghidului Programului ), folosind formularele oficiale completate în întregime şi semnate corespunzător, însoţite de o serie de anexe.

Începând din 1 octombrie 2009, există două proceduri distincte de depunere a cererilor de finanţare, în funcţie de componenta de finanţare a Programului:

1. pentru componentele 1.1, 1.2.1, 1.3 şi 2: formular electronic trimis online şi dosar tipărit (conţinând formularul electronic tipărit + o serie de anexe) trimis prin poştă la Agenţia Executivă din Bruxelles
2. pentru componenta 1.2.2: doar dosar tipărit trimis prin poştă la Agenţia Executivă din Bruxelles

Procedura de trimitere pentru componentele 1.1, 1.2.1, 1.3 şi 2 - trimitere online şi prin poştă

Depunerea online a cererilor de finanţare se va face folosind formularele electronice oficiale (pentru componenta 1 sau 2), completate integral şi trimise până la data limită corespunzătoare fiecărei componente a Programului. Atenţie! Indiferent de datele limită ale componentelor (3 mai / 1 octombrie / 15 septembrie), ora limită pentru depunerea online este 12:00 CEST, adică ora 13:00 a României. Pentru completarea formularelor electronice online aveţi la dispoziţie un Ghid special conceput de Agenţia Executivă din Bruxelles: Culture eForm User Guide. Vă atragem atenţia că pentru descărcarea şi completarea formularelor electronice, trebuie să aveţi instalat în calculator programul Adobe Reader versiunea 8.1.5 sau o versiune ulterioară (daca nu aveţi Adobe Reader versiunile solicitate puteţi să le descărcaţi de aici: http://get.adobe.com/fr/reader/otherversions/).

După completarea şi trimiterea online a formularului, pasul următor este tipărirea şi trimiterea sa, alături de o serie de anexe (disponibile pentru fiecare componentă aici - http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2009/index_en.php) prin poştă (data care se va lua în considerare fiind data expedierii, atestată de ştampila poştei) sau printr-un serviciu de curierat rapid (data care se va lua în considerare fiind atestată de chitanţa de livrare înregistrată a serviciului de curierat) la Agenţia Executivă din Bruxelles. Dosarele tipărite pot fi de asemenea aduse personal de către solicitanţi la Agenţie, însă nu mai târziu de orele 16.00 din ziua termenului limită. În acest ultim caz, trebuie obţinută o confirmare de primire ca dovadă a depunerii, care să fie semnată şi datată de către funcţionarul departamentului central responsabil cu corespondenţa care a preluat dosarul. Acest departament este deschis între 08:00 şi 17:00 de luni până joi şi între 08:00 şi 16:00 vinerea; departamentul este închis sâmbăta, duminica şi cu ocazia sărbătorilor recunoscute de Comisie: 1 Ianuarie – Anul Nou, 2 ianuarie – a doua zi după Anul Nou, Lunea Paştelui*, 1 mai – Ziua Muncii, 9 Mai – Ziua Europei, Ziua de Înălţare*, Sărbătoarea de Rusalii*, 21 iulie – Ziua naţională a Belgiei, 15 august – Adormirea Maicii Domnului, 1 noiembrie – Ziua Tuturor Sfinţilor, 24 decembrie – Ajunul Crăciunului, 25 decembrie – Crăciunul, 31 decembrie – Ajunul Anului Nou (* – conform calendarului catolic).

Procedura de trimitere pentru componenta 1.2.2 - trimitere exclusiv prin poştă

Depunerea propunerilor se va face folosind formularul standard pentru această componentă, completat integral şi trimis, împreună cu o serie de anexe, prin poştă (data care se va lua în considerare fiind data expedierii, atestată de ştampila poştei) sau printr-un serviciu de curierat rapid (data care se va lua în considerare fiind atestată de chitanţa de livrare înregistrată a serviciului de curierat) la Agenţie Executivă din Bruxelles. Dosarele tipărite pot fi de asemenea aduse personal de către solicitanţi la Agenţie, însă nu mai târziu de orele 16.00 din ziua termenului limită. În acest ultim caz, trebuie obţinută o confirmare de primire ca dovadă a depunerii, care să fie semnată şi datată de către funcţionarul departamentului central responsabil cu corespondenţa care a preluat dosarul. Acest departament este deschis între 08:00 şi 17:00 de luni până joi şi între 08:00 şi 16:00 vinerea; departamentul este închis sâmbăta, duminica şi cu ocazia sărbătorilor recunoscute de Comisie: 1 Ianuarie – Anul Nou, 2 ianuarie – a doua zi după Anul Nou, Lunea Paştelui*, 1 mai – Ziua Muncii, 9 Mai – Ziua Europei, Ziua de Înălţare*, Sărbătoarea de Rusalii*, 21 iulie – Ziua naţională a Belgiei, 15 august – Adormirea Maicii Domnului, 1 noiembrie – Ziua Tuturor Sfinţilor, 24 decembrie – Ajunul Crăciunului, 25 decembrie – Crăciunul, 31 decembrie – Ajunul Anului Nou (* – conform calendarului catolic).

Important pentru toate componentele de finanţare ale Programului!

Dosarul de candidatură trebuie să conţină formularul de cerere specific componentei de finanţare alese, cu toate anexele şi documentele precizate în formular, aşa cum au fost cerute, precum şi o scrisoare oficială de însoţire a formularului din partea organizaţiei solicitante.
Este necesar doar un set de documente originale prin poştă (formular de cerere plus anexe şi celelalte documente solicitate).

Cererile de finanţare trimise prin fax sau e-mail sau propunerile scrise de mână nu sunt eligibile.
Cererile de finanţare trebuie scrise într-una din limbile oficiale ale Uniunii Europene dar, din motive practice şi pentru a accelera procedura de evaluare, se recomandă ca cererea să fie redactată într-una din cele trei limbi de lucru ale Comisiei Europene (engleză, franceză sau germană).

După trimiterea dosarului, nu se mai pot aduce modificări acestuia. Cu toate acestea, dacă sunt necesare clarificări, Agenţia Executivă poate contacta solicitantul subvenţiei în acest sens.

Dosarele nu sunt returnate la finalul procedurii de selecţie.

Adresa la care trebuie trimise sau aduse personal cererile de finanţare este următoarea:

Agenţia Executivă pentru Educaţie, Audiovizual & Cultură
Programul Cultura (2007 – 2013)
Componenta Programului __________[vă rugăm să indicaţi aici numele şi numărul componentei în cadrul căreia solicitaţi finanţare]
Avenue du Bourget 1
(BOUR 04/13)
B-1140 Brussels, Belgia 

Descrierea procedurii de trimitere a dosarelor este disponibilă şi pe pagina de internet a Agenţiei Executive: http://eacea.ec.europa.eu/culture/programme/how_apply_en.php. De asemenea, pe aceeaşi pagină de internet, puteţi găsi informaţii detaliate despre componenţa şi depunerea cererilor de finanţare în cadrul fiecărei componente a Programului, la secţiunea ”Funding oportunities” /  ”Oportunităţi de finanţare”.